PA Online
Meeting Cost Reduction
Checklist voor directie en management
De vergader-onzin
checklist
17 signalen om onzin-vergaderingen te herkennen, die tijd verspillen en een grotere kostenpost zijn dan u denkt. Vink aan wat u herkent. De score berekent zichzelf.
Hoe werkt dit? Klik op een stelling als u die herkent. De score wordt direct bijgeteld. Eerlijk invullen levert de meeste inzichten op.
Uw score
0
/ 17
01
Voorbereiding; of het ontbreken daarvan
-
De agenda wordt verstuurd minder dan 24 uur voor het overleg, of helemaal niet. Deelnemers verschijnen onvoorbereid. De eerste tien minuten zijn verloren.
-
Er staat geen beslisvraag op de agenda. Het onderwerp is beschreven, niet het beoogde besluit. Zonder beslisvraag zoekt iedereen naar de kern. Dat kost tijd en levert niets op.
-
Er zijn geen stukken gedeeld voor het overleg. De inbrenger presenteert alles ter plekke. Informatieverstrekking hoort niet in het overleg. Dat hoort in de pre-read.
02
Deelnemers; wie hoort er wel en niet bij
-
Er zijn deelnemers aanwezig die voor geen enkel agendapunt mandaat, kennis of beslissingsbevoegdheid hebben. Elke overbodige deelnemer kost geld en vertraagt het gesprek.
-
De persoon met het mandaat om te besluiten is niet aanwezig of niet vertegenwoordigd. Dan is dit geen besluitvergadering. Dan is het een discussiegroep.
-
Niemand is vooraf gewezen op zijn of haar specifieke rol: voorzitter, inbrenger, kritische gesprekspartner of notulist.
03
Tijdens het overleg; structuur en tempo
-
Het overleg begint niet met het doel of de volgorde van de agenda. Zonder gedeeld kader gaat elke deelnemer een eigen kant op.
-
Er worden nieuwe onderwerpen ingebracht die niets met de beslisvraag te maken hebben, en die ook worden behandeld. Wat niet op de agenda staat, hoort op de parkeerlijst. Niet in het overleg.
-
Het overleg loopt structureel uit. De geplande eindtijd is een richtlijn, geen grens. Uitloop is niet onvermijdelijk. Het is een symptoom van slechte voorbereiding.
-
Dezelfde persoon spreekt meer dan 60% van de tijd. Anderen knikken of kijken op hun telefoon.
04
Besluitvorming; of het gebrek eraan
-
Het overleg eindigt zonder dat er een expliciet besluit is uitgesproken en vastgelegd. Een besluit dat niet hardop is uitgesproken, is geen besluit. Het is een gevoel.
-
Er worden acties benoemd zonder eigenaar of datum. Een actie zonder eigenaar en datum is een voornemen. Niet meer dan dat.
-
Hetzelfde onderwerp stond vorige vergadering ook al op de agenda, en de vergadering daarvóór. De duurste vergadering is de herhaalvergadering. Elke keer betaalt u opnieuw.
05
Opvolging; wat er na het overleg gebeurt
-
Notulen worden verstuurd meer dan 48 uur na het overleg, of niet verstuurd.
-
Niemand vraagt actief na of de acties zijn uitgevoerd voor de volgende vergadering. Opvolging is geen luxe. Het is de reden waarom het overleg heeft plaatsgevonden.
-
Er is geen besluitenlog. Besluiten zijn alleen terug te vinden in verspreide notulen of e-mails.
-
De voortgang op besluiten is alleen zichtbaar via een nieuw overleg. Voortgang bewaken mag nooit een reden zijn voor een vergadering.
Uw uitkomst — gebaseerd op uw score
0 – 3
Uw vergaderstructuur is sterk. Verfijn de details met Meeting Cost Reduction.
4 – 8
Er lekt tijd en geld. De oorzaak is structureel, niet incidenteel.
9 – 13
Uw organisatie betaalt voor vergaderingen die niets opleveren. Dat is te berekenen.
14 – 17
Vergaderen is een kostenpost geworden. Geen enkel besluit rechtvaardigt dit.
Weet u wat dit uw organisatie kost?
Bereken uw exacte vergaderkosten via de calculator, of plan een verkenningsgesprek.
Vrijblijvend. Geen verkooppraatje. Wel een concreet getal.